1.1. Визначення термінів:

База персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних.

Відповідальна особа — визначена особа, яка організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону.

Володілець бази персональних даних — фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб’єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом.

Державний реєстр баз персональних даних — єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних.

Загальнодоступні джерела персональних даних — довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб’єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб’єкт персональних даних залишають свої персональні дані, окрім випадків, коли суб’єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання.

Згода суб’єкта персональних даних — будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.

Знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу.

Обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній автоматизованій системі та/або в картотеках персональних даних, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням, знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу.

Персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.

Розпорядник бази персональних даних — фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані. Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій доручено здійснювати роботи технічного характеру без доступу до змісту персональних даних.

Суб’єкт персональних даних — фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних.

Третя особа — будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій здійснюється передача персональних даних відповідно до закону.

Особливі категорії даних — персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також дані, що стосуються здоров’я чи статевого життя.

1.2. Дане Положення обов’язкове для застосування відповідальною особою та співробітниками продавця, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків.

2.1. Продавець є власником таких баз персональних даних:

• База персональних даних контрагентів.

3.1. Метою обробки персональних даних у системі є забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, надання, отримання та здійснення розрахунків за придбані товари та послуги відповідно до Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

4.1. Згода суб’єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їхньої обробки.

4.2. Згода суб’єкта персональних даних може бути надана у таких формах:

• Документ на паперовому носії з реквізитами, що дає змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу.
• Електронний документ, який має містити обов’язкові реквізити, що дають змогу ідентифікувати цей документ та фізичну особу.
• Відмітка на електронній сторінці документа чи в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень.

4.3. Згода суб’єкта персональних даних надається під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.

4.4. Повідомлення суб’єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мету збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані, здійснюється під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.

4.5. Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя, забороняється.

5.1. Вказані у розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться за адресою продавця.

6.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб’єкта персональних даних або відповідно до вимог закону.

6.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов’язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.

6.3. Суб’єкт відносин, пов’язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу до персональних даних володільцю персональних даних.

6.4. У запиті зазначаються:

• Прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання та реквізити документа, що посвідчує фізичну особу.
• Найменування, місцезнаходження юридичної особи, посада та ПІБ особи, яка засвідчує запит.
• Відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит.
• Відомості про базу персональних даних або її володільця чи розпорядника.
• Перелік персональних даних, що запитуються.
• Мета та/або правові підстави для запиту.

6.5. Строк вивчення запиту не може перевищувати десяти робочих днів. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

6.6. Відстрочення доступу допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів. Загальний термін вирішення питання не може перевищувати сорока п’яти календарних днів.

6.7. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження такого рішення.

6.8. У повідомленні про відстрочення зазначаються:

• Прізвище, ім’я та по батькові посадової особи.
• Дата відправлення повідомлення.
• Причина відстрочення.
• Строк, протягом якого буде задоволено запит.

6.9. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.

6.10. У повідомленні про відмову зазначаються:

• Прізвище, ім’я та по батькові посадової особи.
• Дата відправлення повідомлення.
• Причина відмови.

6.11. Рішення про відстрочення або відмову у доступі до персональних даних може бути оскаржено до суду.

7.1. Володільця бази персональних даних обладнано системними і програмно-технічними засобами та засобами зв’язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню та копіюванню інформації.

7.2. Відповідальна особа організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом володільця бази персональних даних.

7.3. Відповідальна особа зобов’язана:

• Знати законодавство України у сфері захисту персональних даних.
• Розробити процедури доступу до персональних даних співробітників.
• Забезпечити виконання співробітниками вимог законодавства України.
• Розробити порядок внутрішнього контролю.
• Повідомляти про факти порушень не пізніше одного робочого дня.
• Забезпечити зберігання документів, що підтверджують згоду суб’єкта персональних даних.

7.4. Відповідальна особа має право:

• Отримувати необхідні документи.
• Робити копії документів і файлів.
• Брати участь в обговоренні питань захисту персональних даних.
• Вносити пропозиції щодо покращення діяльності.
• Одержувати пояснення з питань обробки персональних даних.
• Підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.

7.5. Працівники, які здійснюють обробку або мають доступ до персональних даних, зобов’язані дотримуватися вимог законодавства України.

7.6. Працівники зобов’язані не допускати розголошення персональних даних у будь-який спосіб. Таке зобов’язання чинне і після припинення їхньої діяльності.

7.7. Особи, які мають доступ до персональних даних, у разі порушення вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність згідно із законодавством України.

7.8. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються.

8.1. Суб’єкт персональних даних має право:

• Знати про місцезнаходження бази персональних даних.
• Отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних.
• Мати доступ до своїх персональних даних.
• Отримувати відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані.
• Пред’являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних.
• Вимагати зміни або знищення персональних даних, якщо вони обробляються незаконно чи є недостовірними.
• Мати захист персональних даних від незаконної обробки, втрати, знищення або пошкодження.
• Звертатися з питань захисту своїх прав до органів державної влади.
• Застосовувати засоби правового захисту у разі порушення законодавства.

9.1. Суб’єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.

9.2. Доступ суб’єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.

9.3. Суб’єкт персональних даних подає запит щодо доступу до персональних даних володільцю бази персональних даних.

У запиті зазначаються:

• Прізвище, ім’я та по батькові.
• Місце проживання або перебування.
• Реквізити документа, що посвідчує особу.
• Інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу.
• Відомості про базу персональних даних.
• Перелік персональних даних, що запитуються.

9.4. Строк вивчення запиту не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

9.5. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

10.1. Державна реєстрація баз персональних даних здійснюється відповідно до статті 9 Закону України «Про захист персональних даних».